rVAT-KSeF

Wdrożenie KSEF stawia przed samorządem wiele wyzwań, zarówno organizacyjnych, jak i technologicznych. Samorządy, jako podatnik, powinny przygotować do wdrożenia KSEF wszystkie jednostki organizacyjne.

Wyzwania i pytania do rozważenia przed wdrożeniem KSEF:

1. Ujednolicenie Procesu Fakturowania. Jak efektywnie zharmonizować proces fakturowania, gdy różne jednostki organizacyjne korzystają z różnych narzędzi do wystawiania faktur?

2. Faktury Wyłączone z KSEF. Które rodzaje faktur zostaną wyłączone ze stosowania w KSEF, a które podlegają zautomatyzowanemu procesowi?

3. Obsługa Faktur Korygujących i anulacja Not. Jak sprawnie obsłużyć faktury korygujące?

Przygotowanie Urzędu i jednostek podległych do KSEF, aby uniknąć kar nakładanych na podatnika za błędy, takie jak wystawianie faktur poza KSEF.

• Kary za nieprzestrzeganie wymagań KSEF: Decyzją naczelnika urzędu skarbowego, Gmina (podatnik) może otrzymać karę pieniężną do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze. W przypadku faktur bez wykazanego podatku, kara może wynieść 18,7% należności z faktury. Kara za nieprzesłanie faktury w obligatoryjnym terminie wyniesie co najmniej 500 zł, a za błędne wystawienie lub brak faktury – co najmniej 1000 zł.
• System RVAT firmy Doskomp może zostać wdrożony w Państwa Gminie zarówno w 3 wariantach: 

1. Ujednoliconego narzędzia do fakturowania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych do KSEF we wszystkich jednostkach organizacyjnych oraz Urzędzie.
2. Wariant mieszany – część jednostek, które nie posiadają systemu do fakturowania lub ich dostawca nie zapewni integracji z KSEF mogą używać RVAT w pełnej wersji włącznie z fakturowaniem i wysyłaniem ich do KSEF a pozostałe jednostki posiadające narzędzia zgodne z KSEF mogą do RVAT wysyłać paczki e-faktur. Dzięki takiemu rozwiązaniu Gmina posiada wgląd we wszystkie faktury własne oraz jednostek
3. Wdrożenie RVAT w wybranych jednostkach organizacyjnych

• Dodatkowe usługi od Doskomp:

Oferta obejmuje usługi szkoleniowe oraz wdrożeniowe dla pracowników Urzędu i jednostek odpowiedzialnych za wystawianie faktur.

• Gmina oraz jej jednostki organizacyjne rozliczają się z VAT, jako jeden podatnik, posługując się przy tym wspólnym numerem NIP.
• NIP jednostki podrzędnej musi zostać zgłoszony w NIP-2 złożonym przez JST (jeżeli jednostka podrzędna potrzebuje dostęp w KSeF MF)
• NIP-2 – nowy formularz od 1 stycznia 2023 r.
• Jednostki podrzędne JST nie składają zawiadomień ZAW-FA.

Pierwsze logowanie – Token autoryzacyjny:

• Identyfikator wygenerowany w Systemie przez podmiot uwierzytelniony zawierający podzbiór uprawnień tego podmiotu.
• Token jest zwracany tylko raz podczas jego generowania Po zmianie uprawnień w KSeF należy wygenerować nowy token.
• Tokeny nie podlegają aktualizacji, jedyna dopuszczalna operacja po utworzeniu tokena to jego unieważnienie.
• Wygenerowany Token wymagany w konfiguracji aplikacji RVAT (połączenie bramki RVAT z KSeF MF)

Odliczanie VAT:

art. 86 ust. 2a ustawy o VAT – prewspółczynnik VAT

W przypadku nabycia towarów i usług wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza (…) gdy przypisanie tych towarów i usług w całości do działalności gospodarczej podatnika nie jest możliwe, kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, oblicza się zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej, zwanym dalej „sposobem określenia proporcji”. Sposób określenia proporcji powinien najbardziej odpowiadać specyfice wykonywanej przez podatnika działalności i dokonywanych przez niego nabyć.

art. 86 ust. 22 ustawy o VAT – prewspółczynnik VAT dla JST zdaniem Ministra Finansów

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może, w drodze rozporządzenia, określić w przypadku niektórych podatników sposób określenia proporcji uznany za najbardziej odpowiadający specyfice wykonywanej przez tych podatników działalności i dokonywanych przez nich nabyć (…)

art. 86 ust. 2h ustawy o VAT – jednak samorząd może zastosować opracowany indywidualnie sposób odliczenia

W przypadku gdy podatnik, dla którego sposób określenia proporcji wskazują przepisy wydane na podstawie ust. 22, uzna, że wskazany zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie ust. 22 sposób określenia proporcji nie będzie najbardziej odpowiadać specyfice wykonywanej przez niego działalności i dokonywanych przez niego nabyć, może zastosować inny bardziej reprezentatywny sposób określenia proporcji.

Wyłączenie stosowania e-faktur.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy wystawiania faktur (art. 106ga ust. 2):

• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności
  gospodarczej na terytorium kraju;
• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
• przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
• na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
• w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur;
• w przypadkach, o których mowa w art. 106nh ust. 1;
• w przypadkach odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych
  w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s.

Faktury elektroniczne

Art. 106gb ust 3.

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej, faktury elektronicznej, o której mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1,
po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności uwierzytelniania, o którym mowa w art. 106nb, jest możliwy przez podanie danych określonych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 106r pkt 4 i w sposób określony w tych przepisach. – wyrzucić.

Art. 106nd ust. 3.

Krajowy System e-Faktur służy również do przyjmowania faktur elektronicznych, o których mowa w art. 106nf ust. 1
i art. 106nh ust. 1. Do faktur  elektronicznych, o których mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1, przepisy ust. 2 pkt 3, 5–9 i pkt 10 lit. a i b stosuje się odpowiednio.

• Bezpieczne połączenie z KSeF
• Wysyłanie dokumentów do KSeF
• Odbieranie dokumentów z KSeF
• Przechowywanie dokumentów KSeF
• Zapewnia zgodność faktury z wymaganym przez Ministerstwo Finansów formatem .xml
• Walidacja faktury przed wysyłką do KSeF

Bramka rVAT z KSeF

Bramka RVAT z KSeF Import FV z zewnętrznych systemów, a wysyłanie e-faktur.

Komunikacja RVAT z KSeF MF – uprawnienia.

Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

• elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.
• w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA)

• 2016 r.- powstanie systemu rVAT
• 1 stycznia 2017 r. – rozliczenie ewidencji zakupu i sprzedaży na podstawie pliku JPK_VAT –
• Wprowadzenie JPK_V7 – brak deklaracji VAT-7, w pliku część deklaracyjna i ewidencyjna – październik 2020 r.
• 1 lipca 2024 r. KSeF –  przygotowanie danych do KSeF w oparciu o źródła z różnych systemów do generowania faktur
• Wysłanie pojedynczej faktury lub paczki faktur w pliku zgodnym z wytycznymi Ministerstwa Finansów z częstotliwością zgodną z Twoim modelem biznesowym
• Zaimportowanie swojej faktury z numerem KSeF bezpośrednio do systemu rVAT oraz do swojego systemu wiodącego
• Dostęp do wszystkich danych, które pozwolą przygotować pliki JPK w jednym miejscu
• Zastąpienie wszystkich ręcznych narzędzi do wystawiania faktur, jednym spójnym środowiskiem

• Wyklucza anonimowy dostęp – dostęp do faktur ustrukturyzowanych uzyskują tylko konkretne osoby;
• Istnieje konieczność wdrożenia rozwiązań minimalizujących ryzyko nieautoryzowanego dostępu do e-faktur przez podmioty publiczne odpowiedzialne za przechowywanie danych;
• Każda faktura ustrukturyzowana ma nadany indywidualny numer identyfikacyjny, uniemożliwiający podjęcie prób jej fałszowania i modyfikowania.

Nasze rozwiązanie działa w oparciu o dane dotyczące faktury, generowane w systemie źródłowym (może to być plik xml, csv lub inny format). System rVAT przekształca otrzymane dane do formatu i układu pliku, wymaganego przez Ministerstwo Finansów. W systemie następuje weryfikacja jego poprawności oraz wysyłka przez bramkę KSeF. Integrujemy nasze rozwiązanie z systemami, w których wystawiasz faktury, dzięki czemu nie musisz wprowadzać do nich kosztownych i czasochłonnych zmian.

• Pełna automatyzacja komunikacji z KSeF, również obsługi ewentualnych błędów.
• Idempotencja rejestracji e-faktur w KSeF (czyli gwarancja, że faktura nie zostanie zarejestrowana powtórnie).
• Bezpieczeństwo komunikacji z KSeF.
• Wysoka wydajność i maksymalne skrócenie czasu pobierania danych z KSeF.
• Pełna separacja od technicznych aspektów działania KSeF.
• Wygodny dostęp do wszystkich e-faktur i UPO niezależnie od dostępności KSeF.
• Możliwość wizualizacji e-faktur w formacie PDF.
• Raporty przetwarzania e-faktur przez KSeF.
• Jeden prosty interfejs dla wielu systemów fakturowania.

Eksperci podatkowi zwracają uwagę na pewne ograniczenia aplikacji MF.

Piotr Juszczyk uważa, że bezpłatne narzędzie MF może być wystarczające do typowej współpracy B2B, gdzie wystawiamy jedną fakturę miesięcznie. — Przy większej liczbie w mojej ocenie narzędzie może okazać się niewystarczające. Nie oznacza to, że podatnik sobie z nim nie poradzi. Problem w tym, że może ono znacznie wydłużać czas spędzony na wystawianiu faktur. Dziś podobną sytuację mamy z plikiem JPK, gdzie jednak zdecydowana większość podatników korzysta z zewnętrznych aplikacji. Dają one duży komfort przedsiębiorcom – przekonuje Piotr Juszczyk.

Podobnie aplikacje MF ocenia Kajetan Kubicz, senior associate i adwokat w LTCA. Również jego zdaniem darmowe narzędzie ministerialne spełni oczekiwania wyłącznie części podatników – głównie osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które współpracują z jednym, ewentualnie kilkoma kontrahentami i mają małą liczbę faktur w miesiącu. – Dla takich osób darmowe API będzie dobrym rozwiązaniem i pozwoli zaoszczędzić koszty wdrożenia oprogramowania komercyjnego. Takie rozwiązanie będzie przydatne dla osób, które np. zamieniły umowę o pracę na kontrakt B2B – uważa Kajetan Kubicz.

Ekspert LTCA podkreśla, że na aplikacje trzeba spojrzeć zarówno od strony sprzedaży, jak i od strony zakupów.

Patrząc od strony sprzedaży, trzeba zwrócić uwagę, że przy większej liczbie klientów wystawianie faktur może być uciążliwe i długotrwałe, przede wszystkim z uwagi na konieczność każdorazowego wpisania wszystkich danych kontrahenta i danych sprzedażowych od zera. W darmowych aplikacjach nie ma zapamiętywania danych i możliwości ich zautomatyzowanego zaciągnięcia na fakturę – wskazuje Kajetan Kubicz.

Dla większych podatników, którzy musieliby wystawiać kilkadziesiąt faktur w miesiącu, rozwiązanie darmowe może być nieefektywne. Słowem, na fakturowanie będziesz przeznaczał dużo czasu.

Poza tym – jak dodaje Kajetan Kubicz – wpisywanie ręcznie danych do faktur (np. oznaczeń towarów, numerów zamówień, numerów seryjnych czy innych danych indywidualizujących dane towary lub usługi) może powodować sporą ilość pomyłek.

Jeśli szukasz wsparcia w procesie dostosowywania się do nowych regulacji, jesteśmy tu dla Ciebie. Dedykowane narzędzia KSeF  w rVAT zapewni wysoką, wydajną i stabilną wymianę informacji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Kontakt:

Ewa Domińska | Kierownik Działu Sprzedaży

e-mail: ewa@doskomp.lodz.pl

Tel. kom.: 507 087 982

Paweł Soboński | Dział Handlowy

e-mail: pawel.sobonski@doskomp.pl

Tel. kom.: 730 880 701

FILM O RVAT-KSEF