Plan B

 

CZYM JEST PLAN B?

PlanB – Planowanie i Realizacja Budżetu w rozproszonej strukturze organizacyjnej.

Planowanie budżetu w podziale na jednostki podległe i komórki merytoryczne w rozproszonej strukturze organizacyjnej to już nie problem, system PlanB pozwala rozdysponować środki na każdy wydział, referat, a nawet samodzielne stanowisko i/lub fundusz sołecki. Pełen zakres informacji, agregacja danych na poziomie zarządczym oraz pełna kompatybilność z systemem Besti@ oraz możliwość generowania wszystkich ustawowych, a także własnych załączników powoduje, że PlanB to system idealnie wspomagający każdy Samorząd lub Jednostkę Budżetową.

Funkcjonalności PlanB:

• Projekt budżetu
• Wnioski o zmianę w planie wraz z uzasadnieniem
• Zmiany do budżetu
• Załączniki do uchwał budżetowych
• Ewidencja zapotrzebowań na środki pieniężne oraz tworzenie harmonogramów
• Transmisja podstawowych załączników do systemu Besti@
• Budżet zadaniowy (dodatkowa funkcjonalność)
• Wieloletnia Prognoza Finansowa (dodatkowa funkcjonalność)
• Zaangażowanie (dodatkowa funkcjonalność)

System PlanB przeznaczony jest dla jednostek administracji samorządowej – zarówno dla Urzędów Miasta, Urzędów Gminy, Starostw, jak i dla jednostek organizacyjnych, które zobowiązane są do sporządzania planów wydatków i dochodów budżetowych.

System PlanB obejmuje komplet zagadnień związanych z budżetowaniem w JST i jednostkach, począwszy od konstrukcji projektu budżetu, przez uchwalenie budżetu, zmiany do budżetu, tworzenie harmonogramów oraz zapotrzebowań na środki pieniężne, aż po kompleksowe wielowymiarowe analizy wykonania budżetu.

System powinien działać w każdej jednostce organizacyjnej i/lub wydziale (referacie).

Model pracy z programem PlanB.

Moduły funkcjonalne systemu PlanB:

Projekt budżetu – na tym etapie program umożliwia tworzenie projektu budżetu zarówno w układzie dział, rozdział, paragraf, zadanie. Projekty przesłane przez jednostki organizacyjne są weryfikowane przez Wydział Finansowy, a w razie konieczności korygowane. Zaakceptowane projekty budżetu tworzą projekt budżetu gminy/powiatu.

Uchwała budżetowa – tworzona automatycznie na podstawie uchwalonego projektu oraz autopoprawek. Uchwała budżetowa zawiera wszystkie wymagane załączniki m.in.:

• układ wykonawczy dla dochodów oraz wydatków;
• układ budżetu dla dochodów i wydatków;
• przychody i rozchody;
• zadania inwestycyjne jednoroczne (z jednostką realizującą inwestycje, nakładami i źródłami finansowania zadania)
• plany funduszy celowych;
• dotacje na zadania własne;
• dotacje na zadania zlecone;
• porozumienia z JST.

Harmonogram – system sprawdza zgodność kwot harmonogramu w stosunku do planu finansowego.

Wnioski o zmianę w planie – system pozwala na elektroniczne zbieranie wniosków o zmianę w planie finansowym. Wniosek może być sporządzony z dokładnością do zadania. Wnioski są przekazywane do JST przez jednostki organizacyjne i/lub wydziały (referaty). System posiada pełną obsługę wniosku tj. obsługa pośrednia np. wstępna weryfikacja w wydziale edukacji a następnie włączanie zweryfikowanego (skorygowanego) wniosku do uchwały w Wydziale Finansowym. System pozwala na daleko idącą automatyzacje pracy z wnioskiem np. jednostka podległa może określić czy wniosek będzie rozpatrywany przez Rade czy Zarząd. Wnioski można sporządzać dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, Organu. Wraz z wnioskiem dołączane jest uzasadnienie.

Zmiany w budżecie – system ewidencjonuje wszystkie dokumenty wpływające na zmiany w budżecie. Uchwały zmieniające czy Zarządzenia można prezentować praktycznie w dowolnym układzie. System posiada 150 rożnych form prezentacji zmian np. układ budżetu, układ wykonawczy, układ Zwiększenia – Zmniejszenia, układ per saldo, budżet Organu w układzie z jednostkami, z rodzajami zadań: własne zlecone, porozumienia, w podziale na grupy paragrafów np. dochody bieżące i majątkowe.

Układy wykonawcze – system, po każdej zmianie w budżecie, tworzy układ wykonawczy dla każdej z jednostek (wydziału) oraz tworzy plik w formie elektronicznej w celu rozdysponowania ich do jednostek organizacyjnych.

Transmisja załączników do systemu Bestia – system wysyła wymagane przez RIO załączniki do systemu Bestia.

Weryfikacja poprawności układu wykonawczego z planem na sprawozdaniu – w przypadku posiadania również systemu do sprawozdawczości budżetowej Budżet JST Plus system oblicza w budżecie stan na dzień i porównuje go z planem na sprawozdaniu budżetowym. System do porównania zbiera zadania występujące pod paragrafem zarówno bieżące, jak i majątkowe. Funkcja ta sprawdza zarówno sprawozdania jednostkowe jak i zbiorcze, sumuje także wydziały celem utworzenia planu Urzędu jako jednostki budżetowej i porównania go ze sprawozdaniem Urzędu jako jednostki.

Eksport planu do sprawozdania – system, po wyliczeniu stanu na dzień, wysyła automatycznie plan do sprawozdania budżetowego w systemie Budżet JB Plus .

Analizy budżetowe – system PlanB posiada mechanizm raportowania oparty na zasadzie kolumn przestawnych, dzięki czemu jest w stanie wygenerować setki różnych kombinacji danych na raz w prowadzonym budżecie. Dodatkowo dołożenie filtrów przy każdym parametrze systemu pozwala na generowanie wszelkich form tabelarycznych załączników do uchwał.

Najważniejszą cechą systemu PlanB jest elastyczność w zakresie dostosowania właściwości eksploatacyjnych do potrzeb użytkownika. Rozbudowany i elastyczny system słowników, możliwość dowolnego grupowania zadań i paragrafów oraz definiowanie wyglądu wydruku za pomocą zewnętrznych formatek, umożliwia samodzielne określanie zawartości i postaci wydruków, załączników do uchwał i zarządzeń.

W miastach na prawach powiatu, system umożliwia wyodrębnienie części gminnej i powiatowej budżetu miasta.

System PlanB współpracuje z systemem Besti@ w zakresie transmisji wymaganych załączników do uchwały budżetowej.

System PlanB może zostać rozbudowany o moduł Zaangażowanie środków budżetowych, którego ideą jest usprawnienie ewidencjonowania oraz bieżąca kontrola dokumentów finansowych obciążających plan finansowy zarówno roku bieżącego, jak i lat przyszłych.

Budżet Zadaniowy

System PlanB posiada funkcjonalność budżetu zadaniowego. Układ zadaniowy funkcjonuje równolegle z tradycyjnym układem wydatków. Umożliwia on planowanie budżetu w układzie do zadań oraz podzadań wraz ze wskazaniem planowanych do osiągnięcia celów oraz mierników określających stopień ich realizacji. Użytkownik posiada możliwość własnoręcznej definicji zadań, jak również istnieje opcja wnioskowania o zadania przez jednostki organizacyjne do JST.

System PlanB umożliwia zdefiniowanie wielopoziomowego słownika zadań…

… do których można zdefiniować planowanie cele oraz mierniki.

Budżet zadaniowy określa planowane do osiągnięcia cele poprzez realizację poszczególnych zadań. Podstawą budżetu zadaniowego są mierniki. Program umożliwia zaplanowanie wartości docelowych jakie mają osiągnąć dane mierniki w określonym roku budżetowym…

… oraz sprawdzenie w jakim stopniu udało się zrealizować postawione cele poprzez wykonanie protokołu z wykonania mierników.

Wieloletnia Prognoza Finansowa

Moduł pozwala m.in. ewidencjonować przedsięwzięcia i umowy zgodnie z wymogami ustawy o finansach publicznych, prognozować kwoty długu, sprawdzać stan równowagi budżetowej, tworzyć wersje robocze WPF celem symulacji sytuacji finansowej JST, wyliczać wskaźniki zadłużenia według uofp z 2005r. oraz tych zdefiniowanych w uofp z 27 sierpnia 2009r., art. 243 ust. 3.

Ustawa o finansach publicznych z dn. 27 sierpnia 2009r. wprowadza Wieloletnie Prognozy Finansowe (WPF) – nowy mechanizm zarządzania finansami publicznymi, który ma ulepszyć racjonalność gospodarowania środkami publicznymi i zwiększyć przejrzystość polityki fiskalnej.

Wprowadzenie wieloletniej prognozy finansowej nakłada na Skarbnika obowiązek prowadzenia w praktyce dwóch budżetów równolegle – jednorocznego i wieloletniego. DOSKOMP wyszedł naprzeciw  samorządom i przygotował system PlanB, który ma wspomóc Skarbnika w zakresie przygotowania budżetu jednorocznego i Wieloletniej Prognozy Finansowej, a także w zarządzaniu zmianami w obydwu budżetach.

Podstawowe funkcjonalności WPF:

• Automatyczne generowanie uchwał i zarządzeń zmieniających WPF – poprzez pełną korelację uchwał budżetowych z wieloletnimi, system oblicza wymagane ustawowo pozycje tj. wynik, przychody, rozchody a także wszystkie składowe WPF m.in. dochody i wydatki bieżące, majątkowe, wydatki na wynagrodzenia, wydatki organów JST, obsługę długu, poręczenia i gwarancje, zmiany w kwocie długu.

• Możliwość tworzenia własnego szablonu WPF – system posiada elastyczny słownik zarządzający strukturą załącznika WPF tak by móc go budować według własnych potrzeb zachowując jednocześnie zgodność z wymaganiami metodyki opracowanej przez MF i RIO a także schematem importu danych do systemu Besti@.

• Możliwość tworzenia wielu wersji (scenariuszy) WPF – funkcja niezwykle potrzebna na etapie tworzenia projektu uchwały WPF, kiedy to należy uwzględnić nowe założenia do prognozy (m.in. tempo wzrostu/spadku poszczególnych pozycji dochodów i wydatków). System kopiuje wartości pomiędzy scenariuszami pozwalając na korektę procentową lub ręczną wartości przyjętych w poszczególnych scenariuszach.

• Możliwość modyfikowania załącznika WPF np. w zakresie przyjętym w danej Regionalnej Izbie Obrachunkowej.
• Możliwość stosowania indywidualnych formuł obliczających – podczas wdrożenia użytkownik sam definiuje potrzeby i założenia do wyliczania poszczególnych składowych WPF. Mechanizm ten zapewnia pełną zgodność z dotychczas stosowaną w danej JST metodologią sporządzania prognozy.
• Wyliczanie wszystkich wskaźników wynikających z uofp z 2005 i 2009r w tym wskaźnik definiowany art. 243.

• Generowanie wszystkich niezbędnych załączników i dokumentów tj. załącznik WPF, załącznik przedsięwzięć, wnioski o zmianę nakładów, limitów czy źródeł finansowania przedsięwzięcia.

• Tworzenie załącznika przedsięwzięć wieloletnich w oparciu o centralny słownik zadań z opcją włączenia jednostek organizacyjnych oraz pracowników merytorycznych w proces wnioskowania o zmianę istotnych parametrów zadania.

• Ewidencja przedsięwzięć wieloletnich z dokładnością do źródeł ich finansowania jak i do wymogów art. 226 uofp tj. limitów na wydatki bieżące i majątkowe.

• Ewidencja i bieżąca korekta limitu zobowiązań
• Eksport załączników do systemu Besti@

• Tworzenie załączników do tzw. raportów opisowych z wykonania WPF. Wykonanie może zostać zasilone poprzez import pliku ze sprawozdaniami budżetowymi oraz z ewidencji „Rejestr zaangażowania środków budżetowych” (rejestr służy do ewidencji faktycznego zaangażowania w tym ewidencji umów wieloletnich wraz z przypisanymi do nich rozrachunkom (zobowiązania<>zapłata za zobowiązanie)

Naszą ofertę uzupełnia fachowa pomoc techniczno-merytoryczna świadczona w ramach umowy serwisowej oraz bogata praktyczna baza wiedzy o WPF (m.in. doświadczenia i rozwiązania z innych JST).

Wspieramy Państwa na każdym etapie pracy z systemem począwszy od przygotowania załączników i założeń do projektu WPF, uchwalenia WPF, transmisji załączników do systemu Besti@ a skończywszy na generowaniu zmian w WPF w trakcie roku.

System został wdrożony z sukcesem w kilkuset urzędach oraz kilku tysiącach jednostek. Wśród największych realizacji należy wymienić:

• Urząd Miasta Częstochowa
• Urząd Miasta Piotrków Trybunalski
• Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego
• Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Trybunalskim
• Urząd Miasta oraz Starostwo Powiatowe w Obornikach
• Urząd Miasta, Urząd Gminy oraz Starostwo Powiatowe w Czarnkowie

oraz kilkaset innych urzędów.