Ekspert z SGGW w Warszawie sugeruje, jak przygotować się do procesu jakim jest elektronizacja zamówień publicznych.
Dyrektywy Parlamentu Europejskiego wprowadziły obowiązek przygotowania planu postępowania o udzielenie zamówień publicznych dla jednostek samorządu terytorialnego. Trzeba tego dokonać nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego. Prawidłowo skonstruowany plan zawiera informacje dotyczące: przedmiotu zamówienia, jego rodzaju według podziału na roboty budowlane, dostawy lub usługi oraz przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia, orientacyjnej wartości zamówienia, a także przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym.
Nowelizacja ustawy z 2016 roku wprowadza również pojęcie „elektronizacja zamówień publicznych”. Oznacza to, że wnioski o dopuszczenie do postępowania oraz oferty składane będą tylko elektronicznie. To samo będzie dotyczyć pytań i odpowiedzi do dokumentacji oraz wyjaśnień do specyfikacji SIWZ.
UZP wraz z Ministerstwem Cyfryzacji prowadzi projekt pod nazwą „e-zamówienia”, który ma na celu dostarczenie narzędzia do publikowania ogłoszeń i zbierania ofert od wykonawców. Projekt ten jednak obarczony jest szeregiem poważnych ryzyk. Termin zakończenia przepisów przejściowych to 18 października 2018 r., a przedsięwzięcie jest dopiero w fazie postępowania o udzielenie zamówienia na jego wykonanie. Projekt centralny nie będzie także wspierał indywidualnych potrzeb JST np. procesu przygotowania zamówienia czy planowania go.
Jak może wyglądać elektronizacja zmówień publicznych w JST? Sugerujemy podjąć następujące kroki:
1. Zacząć od przygotowania procesu udzielania zamówienia w sposób elektroniczny (plany, wnioski, dokumentacja).
2. Wdrożyć platformę zakupową do zamówień nieobjętych rygorem ustawy. Jest to rozwiązanie niedrogie oraz bezpieczne. Może się nawet okazać rozwiązaniem darmowym lub „zarabiającym”.
3. Przygotować się do elektronicznego JEDZ-a.
4. Wdrożyć system do prowadzenia przetargów, jeżeli e-zamówienia będą zagrożone.
Niezbędne okazuje się zatem wdrożenie odpowiedniego oprogramowania. System Doskomp Plan ZP Plus przeznaczony jest do zarządzania zamówieniami publicznymi z poziomu jednostki oraz stanowisk merytorycznych.
Za jego pomocą można kontrolować realizację planu oraz wprowadzać zmiany. System monitoruje próby przekroczenia progu 30 tys. euro oraz innych progów ustawowych i regulaminowych. Program automatycznie sumuje wartość zamówienia w kwocie netto w PLN oraz w euro i w przypadku, gdy wartość wg wybranej kategorii przekracza kwotę progu, informuje o tym użytkownika.
System obsługuje także wnioski o wszczęcie postępowań i organizuje postępowania przetargowe na wszystkich etapach. Aplikacja docelowo będzie integrować dane z ogólnopolską platformą e-zamówień lub oferować niezależnie funkcjonalność platformy zakupowej do przeprowadzania elektronicznych postępowań we własnym zakresie.
Plan ZP Plus najlepiej wdrażać razem z pakietem do zarządzania budżetem: PlanB i Zaangażowanie. Wdrożenie obu rozwiązań zapewni kontrolę poprawności udzielanych zamówień oraz kontrolę dyscypliny budżetu w czasie rzeczywistym. Moduł do planowania budżetu PlanB umożliwia projektowanie budżetu poprzez zbieranie od poszczególnych dysponentów ustandaryzowanych formularzy planów budżetowych w wielu wersjach i generowanie zbiorczych zestawień z wieloma scenariuszami projektu. W trakcie roku budżetowego system wspiera proces zmian w budżecie poprzez generowanie elektronicznych wniosków o zmiany w planie finansowym oraz tworzenie na ich podstawie propozycji uchwał i zarządzeń zmieniających. Zadaniem modułu Zaangażowanie jest bieżące monitorowanie wykorzystania środków budżetowych i blokada prób przekroczeń planu finansowego.
Wspólnym obszarem dla obu systemów (zamówień publicznych oraz realizacji budżetu) są dokumenty rejestrowane w module Zaangażowanie, takie jak umowy lub faktury, które stanowią rozliczenie udzielonych zamówień w programie Plan ZP Plus. Wymienione systemy obecnie funkcjonują w kilkuset JST i kilku tysiącach jednostek budżetowych.
Link do pełnego tekstu w serwisie PAP
Produkty powiązane:
