PlanZP to rozwiązanie wspierające proces udzielania zamówień publicznych w jednostkach zamawiających, obsługujące zamówienia duże i małe monitorując progi ustawowe i regulaminowe. PlanZP umożliwia ewidencje umów i rozliczeń oraz generowanie raportów i zestawień według indywidualnych potrzeb Zamawiającego.
Schemat Systemu PlanZP
Czym jest moduł PlanZP (planowanie zamówień publicznych)?
Moduł PlanZP monitoruje próby przekroczenia progu do 130 000 zł oraz progów Unijnych wg Nowej ustawy PZP.
PlanZP przeznaczony jest do planowania zamówień publicznych z poziomu jednostki, a także stanowisk merytorycznych. Za jego pomocą możemy kontrolować realizację planu oraz wprowadzać potrzebne zmiany w planie zamówień publicznych na określony rok.
PlanZP pozwala ewidencjonować wszystkie dokumenty biorące udział w postępowaniu z zastosowaniem ustawy oraz w uproszczonej procedurze.
FUNKCJONALNOŚCI PZP (Moduł Planowania Zamówień):
- Zamówienia publiczne realizowane są standardowo na 3 poziomach: Plan zamówień wydziałowy (poziom 1), rejestru wniosków o zamówienie (poziom 2), umowa lub faktura (poziom 3). System pozwala na generowanie raportów zgodnych z regulaminami Zamawiającego.
- Każdy z dysponentów oprogramowania ma możliwość tworzenia swojego częściowego planu zamówień, na który składa się łączny plan zamówień publicznych w postaci generowanego raportu, a także zestawienia w systemie z informacją o proponowanym trybie i sumie zamówień w danej kategorii.
- Dla dysponentów istnieje możliwość przypisania nie tylko Planu poszczególnych zamówień, ale również budżetu na jego realizacje. Dzięki takiemu rozwiązaniu system pilnuję zgodność z ustawą prawo zamówień publicznych oraz z ustawą o dyscyplinie finansów publicznych.
- Oprogramowanie kontroluje wszystkie wprowadzone dane wg ustalonej szczegółowości oraz weryfikuje wprowadzone wartości. Każdy umieszczony wniosek ma swój numer, zawiera opis przedmiotu zamówienia, wskazanie rodzaju (usługi, dostawy, roboty budowlane) oraz przypisaną do niego wartość, a także sumuje wg wybranej kategorii zamówienia z przypisanymi kodami CPV.
Po podaniu wartości netto zamówienia oraz nadaniu statusu, generowany jest raport.
- Najważniejszą cechą systemu jest możliwość tworzenia przez użytkownika jednostkowych planów zamówień publicznych po czym są one akceptowane i ujęte jako podstawa realizacji tego planu.
- System automatycznie sumuje wartość zamówienia w kwocie netto w PLN oraz w EURO i w przypadku gdy wartość wg wybranej kategorii przekracza kwotę 130 000 zł poinformuje o tym użytkownika. Sumowanie dla wartość Euro pomaga pilnować progów Unijnych.
- Także w trakcie wprowadzania wniosków o wszczęcie postępowania oraz dokumentów realizacji zamówienia (np. umowa), system na bieżąco informuje użytkownika czy mieści się on w zaplanowanej kwocie.
- Istnieje możliwość zmiany rocznego planu zamówień poprzez usunięcie pozycji z planu, dodaniu nowej pozycji, czy modyfikacji istniejącej pozycji i wygenerowaniu automatycznie na podstawie tej zmiany wniosku do WZP.
Wszystkie dane są archiwizowane, dzięki czemu jest możliwość odtworzenia stan una każdy dzień oraz weryfikację osób zatwierdzających.
- System generuje także w postaci raportu wnioski o wszczęcie postępowania z zastosowaniem ustawy, jaki i bez. Aplikacja kontroluje także, aby użytkownik do właściwego postępowania uzupełnił prawidłowy wniosek.
- W zależności od tego jakie zostało wybrane postępowanie w ramach planowanego zamówienia system automatycznie wygeneruje wniosek o wszczęcie, zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych lub w przypadku zamówień poniżej progu zgodny z zarządzeniem kierownika jednostki.
Wniosek o wszczęcie postępowania z zastosowaniem ustawy prawo zamówień publicznych.
- Elastyczność i modułowa budowa systemu pozwala na dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb każdego klienta, dzięki czemu można uzyskać raporty w takim samym układzie jak są stosowane u danego klienta.
Wniosek o wszczęcie postępowania bez stosowania ustawy prawo zamówień publicznych zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy.
System generuje wnioski w trybie ustawowym jak i zgodne z regulaminem wewnętrznym zamawiającego
- Dzięki zastosowaniu rozproszonej budowy i technologii webowej system zasilany jest danymi przez pracowników merytorycznych, a dane są dostarczane elektronicznie do WZP, gdzie są sumowane automatycznie i jest generowany plan jednostki w całości.
- W planie zbiorczym system zaznacza pozycje, które mają wybraną błędną podstawę realizacji, np. art. 2 ust. 1 pkt. 1 w przypadku, gdy wartość sumy zamówień tożsamych w całej jednostce przekracza 130 000 zł.
- System wspiera proces tworzenia Opisu Przedmiotu Zamówienia łącząc ten dokument z pozycją planu zamówień, a także z rzeczowym wykazem artykułów, usług i robót budowlanych.
- System dokonuje sumowania wg tożsamości produktowej lub podmiotowości obiektów dla robót budowlanych. Wiedza i Know how, które narastało z każdym wdrożeniem pozwoliło opracować autorskie słowniki tożsamości produktowej oraz mechanizmy wyliczające kwoty wartości progowych
W aplikacji jest możliwość definiowania własnych ścieżek i procesów akceptacji oraz konfigurowania niezbędnych danych jakie mają znaleźć się na poszczególnych dokumentach. Dane te następnie można użyć w rejestrach i zestawieniach.
- W systemie Plan ZP jest zawarta obsługa udzielania zamówień jednorazowych popartych umową, jak i drobnych realizowanych fakturą, a także zamówień na dostawy sukcesywne opartych na umowie zamówień do dostawcy i fakturze.
- W systemie jest możliwość rejestracji procesów uproszczonych udzielania zamówień także z zastosowaniem zapytań ofertowych do wykonawców, które mogą zostać automatycznie wysłane drogą mailową do zdefiniowanych kontrahentów.
- Ostatnim elementem ewidencji udzielonego zamówienia jest rejestracja dokumentu realizacji, jakim jest na przykład faktura.
Aplikacja jest stale rozwijana i doskonalona, aby ułatwić pracę i wspomóc pracowników WZP w wyborze prawidłowych podstaw prawnych do realizacji poszczególnych zamówień.
System jest tworzony przy udziale ekspertów z wieloletnim doświadczeniem w dziedzinie zamówień publicznych.
Jedyny system na rynku, który łączy księgowość z zamówieniami publicznymi, poprzez powiązanie wniosków, umów i faktur z planem zamówień i planem budżetu poprzez zaangażowanie.
Możliwość nanoszenia planu budżetu i jego zmian za pomocą systemu lub import z istniejącego systemu do planowania budżetu. UWAGA – system obsługuje pełną szczegółowość budżetu klasycznego Dział,Rozdział, Paragraf, Zadanie, Źródło, Komórka organizacyjna, a także podział kosztowy na typu kosztów
SPECYFIKACJA FUNKCJI SYSTEMU PLAN ZP
- Sporządzanie jednostkowych planów zamówień dla dowolnej liczby komórek organizacyjnych (zespoły, działy).
- Generowanie planu zbiorczego na podstawie planów jednostkowych w podziale na dostawy, usługi i roboty budowlane.
- Planowanie w złotych i euro z automatycznym przeliczaniem wg średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.
- Indywidualny słownik kategorii połączony z kodami CPV, służący sumowaniu tożsamych zamówień z uwzględnieniem wyłączenia zamówień nieplanowanych.
- Sumowanie zamówień tożsamych dla robót budowlanych wg kategorii lub obiektu w rozumieniu Prawa Budowlanego.
- Sygnalizacja przekroczenia progu określonego w art. 2 ust. 1 pkt. 1) ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
- Automatyczne uwalnianie niewykorzystanych środków w planie.
- Obsługa zmian w planie zamówień (zwiększanie/zmniejszanie wartości, dodawanie nowej lub zmiana istniejącej pozycji planu, wykreślanie z planu).
- Połączenie realizacji planu zamówień z realizacją i zaangażowaniem budżetu.
- Pełna automatyzacja procesu wydatkowania środków publicznych w zgodności z przepisami zamówień publicznych i finansów publicznych.
- Generowanie wydruku wniosku o zmianę w planie na podstawie zmienionych danych.
- Generowanie raportu historii zmian w planie.
- Generowanie wniosków o wszczęcie postępowania na podstawie pozycji planu.
- Możliwość zróżnicowania formularza wniosku w zależności od tego, czy zamówienie podlega ustawie, typu wniosku (zwykły/uzupełniający), progów regulaminowych.
- Możliwość udzielania zamówień uzupełniających oraz z zastosowaniem art. 30 ust. 4 (dawne 6a)
- Możliwość ewidencji dokumentów wymaganych do przeprowadzania postępowania poprzez dołączanie ich do elektronicznej kartoteki zamówienia (SWZ, protokół powołania komisji, dokumentacja z rozstrzygnięcia).
- Ewidencja sposobu publikacji zamówienia wraz z informacją o osobie odpowiedzialnej za publikacje.
- Prowadzenie rejestru udzielonych zamówień.
- Ewidencja dokumentów realizacji (faktur, umów). Rozliczanie wniosków umowami oraz umów fakturami.
- Możliwość eksportu danych do systemu księgowego (w zależności od systemu Finansowo-Księgowego).
- Możliwość wprowadzania lub importu Planu Budżetu w pełnej szczegółowości z podziałem na dysponentów.
- Wewnętrzny komunikator do dyskusji w ramach prowadzonych spraw.
- Możliwość załączania dowolnych plików – załączników.
- Możliwość przydzielania użytkownikom zadań związanych z dokumentem.