Zaangażowanie – Kontrola finansowa w czasie rzeczywistym. Kontrole RIO sprowadzają się do weryfikowania przekroczeń wydatków, zobowiązań i zaangażowania z dokładnością do dnia. System Zaangażowanie daje pracownikom na stanowiskach merytorycznych widzę o stanie wolnych środków na każdy dzień, aktualizowany automatycznie o kazdą zmianę w planie i każdy dokonany wydatek, zlecenie lub podpisaną umowę.
System „Rejestr zaangażowania środków budżetowych” służy do kompleksowej obsługi zarówno prawnego jak i rachunkowego zaangażowania środków budżetowych. Fakt ten sprawia że system jest zrozumiały zarówno dla pracowników merytorycznych tworzących metryczki do umów i zobowiązań a także dla służb księgowo – budżetowych gdzie następuje weryfikacja zaangażowania.
- System rejestracji Zaangażowania na podstawie umów, faktur
- Rozliczanie umów na podstawie faktur i rachunków
- Możliwość automatycznego zapisu Zaangażowania do sprawozdania Rb-28S w systemie Budżet JST Plus JB oraz na konto 998 oraz 999
- Rejestr płatności (opcjonalnie)
- Automatyczne wyliczanie stanu wolnych środków
- Podział budżetu na wydziały/referaty oraz jego prezentacja na dany dzień (powiązanie z systemem Planowanie i Realizacja budżetu
Ideą podsystemu Zaangażowanie jest usprawnienie ewidencjonowania oraz bieżąca kontrola dokumentów finansowych obciążających plan finansowy zarówno roku bieżącego, jak i lat przyszłych. Poza rejestrem zaangażowania system ewidencjonuje zobowiązania i płatności, dając tym samym pełen obraz realizacji wydatków Urzędu.
Ewidencja może być oparta tylko o rodzaje zadań ustawowych i podziałkę klasyfikacji budżetowej, bądź o pełną zadaniowość wraz z podziałką klasyfikacji budżetowej.
Wdrożenie systemu Zaangażowanie środków budżetowych pozwala na uzyskanie natychmiastowej informacji o stanie zaangażowania i realizacji zadania, paragrafu zarówno na poziomie całego Urzędu, jak i w poszczególnych wydziałach/referatach.
Zaangażowanie środków budżetowych doskonale wpisuje się w wymagania UoFP z dnia 27 sierpnia 2009r. określone w art. 69 w zakresie „zapewnienia funkcjonowania skutecznej, adekwatnej i efektywnej kontroli zarządczej”, dając władzom samorządowym i służbom finansowym narzędzie do faktycznej realizacji tej kontroli m.in. poprzez:
- bieżące monitorowanie zagrożonych brakiem środków poszczególnych zadań,
- próby przekroczeń planu na wybranych zadaniach i/lub paragrafach,
- monitoring wolnych środków w zakresie zadania, paragrafu na poziomie zarówno jednostki organizacyjnej, jak i całego budżetu.
Podsystem Zaangażowanie środków budżetowych współpracuje z systemem PlanB–WPF w zakresie pobierania zatwierdzonego planu finansowego do dekretacji dokumentów angażujących budżet. Wzorcowe wdrożenie powinno objąć wszystkie jednostki organizacyjne (wydziały/referaty), oraz służby odpowiedzialne za kontrolę wykonywania budżetu.
Przykładowy raport pokazujący zaawansowanie zaangażowania środków:
Raport monitujący próby przekroczeń planu:
Efektem wdrożenia systemu jest zapewnienie bezpieczeństwa władzom Urzędu Gminy czy Starostwa Powiatowego w zakresie wykonania zaangażowania (umów, decyzji), ponadto system na bieżąco dostarcza niezwykle istotniej informacji o wolnych środkach do dyspozycji referatu, wydziału jak i całego Urzędu. Wykorzystując podsystem rejestracji płatności można także uzyskać pełną informację o wykonaniu budżetu jednostki zarówno w układzie zadaniowym jak i paragrafowym.
Nie bez znaczenia jest także wieloletnie doświadczenie naszych pracowników we wdrażaniu oraz szkoleniu pracowników merytorycznych z zagadnień budżetowych. Powiązanie „Rejestru zaangażowania środków budżetowych” z systemem Planowania i realizacja budżetu zapewnia natychmiastową zmianę planu w obydwu systemach a co za tym idzie stanu wolnych środków. &
Dla klientów którzy rozważają wymianę systemu finansowo-księgowego oferujemy kompleksową ofertę w tym zakresie.
Obieg informacji w systemie:
System ewidencji umów i faktur został pomyślany jak narzędzie zarówno dla pracowników wydziału budżetu i księgowości jak i pracowników merytorycznych wprowadzających dokumenty na poziomie wydziałów czy referatów. System jest dostosowany do kompetencji poszczególnych wydziałów i tak pracownik wprowadzający dokumenty zaangażowania otrzymuje tylko niezbędne informacje konieczne do wprowadzenia takiego dokumentu oraz jego poprawnego zadekretowania, natomiast pracownicy wydziału budżetu czy księgowości otrzymują szersze narzędzia pozwalające na kontrolę wprowadzonych informacji oraz analizę budżetowo-księgową.
Funkcje systemu:
- Rejestracja umowy angażującej środki
- Angażowanie środków według tytułów zaangażowania (umowy, umowy na porozumienia, faktura, faktura pro-forma, umowy zlecenia, protokół rokowań, inne zdefiniowane przez administratora systemu)
- Rejestracja zobowiązań (ewidencja faktur i rachunków)
- Automatyczne rozliczanie umów
- Ewidencja aneksów
- Automatyczna dekretacja na podstawie podziałki budżetowej oraz zadań ujętych w systemie Planowanie i realizacja budżetu.
- Możliwość dekretacji w powiązaniu z kontrahentem.
- Ewidencja płatności (opcja)
- Prezentacja wolnych środków tak na poziomie wydziału, referatu jak i całej jednostki.
- Rejestracja terminów płatności wynikających z zawartych umów oraz faktur.
- Kontrasygnata oraz zatwierdzanie umów.
- Kontrola przed przekroczeniem planu finansowego wydziału/referatu. System podczas dekretacji zaangażowania sprawdza stan wolnych środków i nie dopuszcza do angażowania powyżej planu.
System daje również możliwość porównywania różnic na obrotach zaangażowania:
Zestawienie kont zaangażowania tegorocznego (998) oraz lat przyszłych (999):
Bieżąca kontrola wydatków poprzez porównanie planu, zaangażowania, realizacji i obliczenie wolnych środków:
Porównanie rzeczywistego zaangażowania na poziomie wydziałów merytorycznych z zapisami na kontach:
System posiada również rozbudowany moduł eksportu danych do zewnętrznych systemów FK takich jak Sigid, T-Soft, Mikomp oraz możliwości importu tych danych otwartym plikiem xml,dbf do innych programów.
Powiązanie systemu Planowania i realizacji budżetu z systemem Rejestru zaangażowania środków budżetowych zapewnia natychmiastową zmianę planu w obydwu systemach, a co za tym idzie stanu wolnych środków.
Moduł Zaangażowanie wykorzystywany jest obecnie w licznych urzędach, m.in.:
- UM Piotrków Trybunalski
- UM Oborniki
- UM Pniewy
- UM Luboń
- SP Limanowa
- UG Lubicz
- UMiG Międzychód
- SP Piotrków Trybunalski
- UM i SP Czarnków
- SP Radomsko
- UG Murowana Goślina
- UG Sieraków
- SP Złotów
- SP Stargard Szczciński
- SP Kluczbork
- UG Kwilcz
- SP Inowrocław
- OPS Międzychód
- ZBM Oświęcim
- DOSiR Praga Północ m.st. Warszawa
- UG Ciasna