CENTRALNY REJESTR UMÓW spełniający wymogi art. 34a ust 6 ustawy- o finansach publicznych
Kogo dotyczy Centralny Rejestr Umów:
Jednostki tworzące sektor finansów publicznych m.in.:
- Jednostki budżetowe (w szczególności: szkoły, przedszkola, żłobki, ops, pcpr, dps, pinb, osir, poradnie psychologiczno-pedagogiczne, zarządy dróg, PUP, zakłady komunalne, instytucje kultury)
- Samorządy (Gminy, Powiaty, Miasta na prawach Powiatu, Samorząd Województwa, Związki JST)
Kto będzie odpowiedzialny za wprowadzanie umów do rejestru?
Kierownik jednostki zgodnie z brzmieniem art. 34a ust. 9 uofp „9. Dane, o których mowa w ust. 6-8, wprowadzają do rejestru umów kierownicy jednostek sektora finansów publicznych”
Odpowiedzialność.
Art. 34b. Kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
- Jakie umowy kwalifikują się do centralnego rejestru umów. W rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł brutto.
- W rejestrze umów zamieszcza się informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.
Terminy:
- 1 lipca 2022r. – od tej daty wszystkie jednostki sektora finansów publicznych powinny rozpocząć wprowadzanie danych do centralnego rejestru umów
- Informacje w rejestrze umów zamieszcza się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy lub zaistnienia okoliczności określonej w ust. 8.
- Warto przy w/w wymogu przywołać przepis art. 34a ust. 7 „W rejestrze umów zamieszcza się informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.” co oznacza niezbędność umieszczania w rejestrze informacji dot. m.in. aneksów, rozwiązania, odstąpienia od umowy.
Rodzaje umów zamieszczanych w rejestrze:
1. Ze względu na przepływ będą to zarówno umowy wydatkowe jak i dochodowe
2. Ze względu na rodzaj np.:
- Umowy cywilnoprawne zarówno te nawiązywane w trybach ustawy PZP jak i poniżej progu 130 tys zł netto
- Umowy o pracę (z zastosowaniem wyłączenia danych osobowych osób nie pełniących funkcji publicznych)
- Inne formy o cechach umowy np. Zamówienia, Zlecenia
3. Umowy z określoną w ich treści wartością oraz umowy z cenami jednostkowymi (w przypadku cen jednostkowych Ministerstwo Finansów powinno określić metodę określania wartości całkowitej).
Jaki zakres danych znajdzie się w rejestrze umów?
Art. 34a ust. Rejestr umów obejmuje:
- numer umowy – o ile taki nadano;
- datę i miejsce zawarcia umowy;
- okres obowiązywania umowy;
- oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;
- określenie przedmiotu umowy;
- wartość przedmiotu umowy;
- informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.
W rejestrze umów zamieszcza się informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.
W przypadku zastosowania przepisów art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej w rejestrze zamieszcza się informację, o której mowa w art. 8 ust. 5 tej ustawy.
Anonimizacja danych osobowych – aspekt merytoryczny „RODO”
Przepis art. 34a ust 3 w przedmiocie prawa do ochrony prywatności odwołuje się do art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej
„Informacje zamieszczone w rejestrze umów dotyczą umów, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 2176 oraz z 2021 r. poz. 1598 i 1641). Przepisy art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stosuje się odpowiednio.”
„Art. 5. ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej:
– ust. 1. Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych.
– ust. 2. Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej (RODO) lub tajemnicę przedsiębiorcy. Ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa.
Funkcjonalność:
1. Wprowadzanie wszystkich rodzajów umów objętych wymogiem centralnego rejestru umów
2. Autonumerowanie umów w oparciu o modyfikowalną maskę nadawania identyfikatora umów (np. ROK/Symbol komórki organizacyjnej/Licznik lub ROK/licznik).
3. Wspólna baza kontrahentów wraz z kontrolą unikalności kontrahenta w bazie danych.
4. Możliwość anonimizowania danych osobowych np. zawartych w umowie o pracę przed ich eksportem do Państwowego Centralnego Rejestru Umów.
5. Program zawiera aktualizowany słownik podstaw prawnych ustawy PZP niezbędnych do prawidłowego oznaczenie trybu zawarcia umowy.
6. Generowanie aneksów do umów (wymóg ustawy art. 34a ustawy o finansach publicznych).
7. Oznaczanie współfinansowania umów ze środków UE.
8. Generowanie raportu z zakresem informacyjnym określonym w art. 34a ust 6 u.o.f.p
9. Raportowanie w dowolnym okresie.
10. Możliwość rozliczania umów poprzez dołączanie faktur rachunków innych dokumentów rozliczających umowę.
11. Możliwość objęcia programem jednostek organizacyjnych Gminy/Powiatu (odrębne rejestry dla każdej z jednostek).
12. Eksport danych do Państwowego Rejestru Umów po udostępnieniu aplikacji
Zapewniamy bezpłatne zdalne szkolenie po zakupie programu.
Rejestr umów może zostać rozszerzony o:
– Ewidencje zamówień do 130 tys. zł (generowanie rocznego sprawozdania).
– Ewidencje zaangażowania (ewidencja wolnych środków) planu finansowego.
Zapraszamy do kontaktu.
Odpowiedzi na pytania dotyczące oferty otrzymacie Państwo w Dziale Sprzedaży OPW Doskomp Sp. z o.o.:
Ewa Domińska – kierownik Działu Sprzedaży
tel. 507 087 982
e-mail: ewa.dominska@doskomp.pl